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CRM no Notion: Passo a passo para implementar
Ter toda a sua gestão de clientes unificada em um CRM é como ter um superpoder nos negócios: permite a você entender, organizar e aprimorar cada interação com os seus futuros clientes. E quem não quer esse superpoder? Mas, eis a questão: às vezes, as soluções prontas disponíveis no mercado podem não atender algumas especificidades do seu negócio. Ou, até mesmo, podem ser robustas para o tamanho atual da equipe ou para o momento financeiro da empresa. Entra em cena, então, o Notion – que é uma espécie de canivete suíço da organização e produtividade. Com o Notion é possível construir um CRM personalizado, que se molda conforme a necessidade da sua empresa. De quebra, é possível profissionalizar ainda mais este CRM criando conexões automatizadas com outras ferramentas (como planilhas, calendários e disparadores de e-mails). Por isso, preparamos um passo a passo para você implementar o seu próprio CRM no Notion, combinando simplicidade,eficiência e a integração entre sistemas. Então, separe seu café (ou chá) e vem com a gente! O que todo CRM precisa oferecer? Antes de entrarmos mais a fundo na construção deste “CRM no Notion”, vamos revisar alguns pontos para entender o que faz um CRM ser realmente útil: Facilidade para adicionar novos contatos: tempo é dinheiro. Você precisa ser capaz de registrar novas oportunidades (e suas informações) em poucos cliques; Visualização do funil: quanto mais fácil (e rápido) você puder entender o momento de cada prospect, mais eficiente será o processo de vendas; Acompanhamento da jornada: agendamento de atividades, lembretes de follow-up e outros pontos de contato são essenciais para não deixar nenhuma oportunidade passar; Informações de clientes organizadas: quando uma oportunidade fecha negócio, é preciso ter um lugar para guardar todas as informações referentes a esse cliente. Por que criar um CRM no Notion? Como já mencionamos, o Notion, em sua essência, é uma plataforma muito versátil que permite criar, organizar e compartilhar (quase) qualquer tipo de informação de forma dinâmica e colaborativa. Mas por que, afinal, o Notion ganha pontos como CRM? 🤔 Flexibilidade e Personalização: No Notion, você molda o sistema ao seu gosto, seja para rastrear leads, vendas, projetos, tarefas, ou o que mais precisar; Tudo em um só lugar: Cliente ligou? Em um piscar de olhos, você acessa todas as informações relevantes sobre essa negociação; Colaboração em equipe: Sabe aquela plataforma totalmente colaborativa, que todos podem acessar, criar e editar? No Notion é assim; Acessibilidade: Seu CRM pode estar com você o tempo todo, no seu bolso, afinal, a ferramenta possui disponibilidade para ser usada em smartphones; Integração com outras ferramentas: Muito provavelmente você usa outras ferramentas na sua operação. É possível integrar o Notion facilmente, ampliando ainda mais seu poder; Custo-benefício: O Notion oferece uma versão gratuita bem completa, mas mesmo a versão paga é bastante acessível. Para quem já usa a ferramenta em outros processos, fica ainda mais econômico construir um CRM no Notion. 💡 Sempre bom lembrar: o Notion não é uma ferramenta específica para ser um CRM. Se por um lado ele oferece todas as vantagens mencionadas acima, por outro, ele não cobre todas as demandas e funcionalidades das ferramentas de CRM do mercado. Portanto, vale a pena pesar os prós e contras antes de tomar sua decisão. Agora que já vimos o básico, vamos ao que interessa: implementar seu CRM no Notion! Notion como CRM: template detalhado Nesse artigo vamos mostrar, em detalhes, como você pode utilizar o CRM no Notion, a partir deste modelo (disponibilizado pela MUD). 1. Preparando o Terreno no Notion Primeiro, é preciso ter uma conta no Notion e criar um espaço de trabalho onde você utilizará o seu CRM. Esta será sua base de operações para gerenciar todos os seus contatos e interações com clientes. Em seguida, faça uma cópia do nosso modelo (disponibilizado abaixo), adicionando o “HUB DIGITAL” à sua área de trabalho. Preencha os campos abaixo e receba a sua cópia do modelo de CRM no Notion 👇 A partir daí, você poderá acompanhar mais facilmente esse artigo e personalizar o CRM conforme as suas necessidades. 2. Conhecendo a estrutura da base de dados (database) Antes de detalharmos como usar este modelo, é preciso explicar a estrutura dele. Para que o CRM possa atender às funcionalidades básicas de cadastro e acompanhamento do funil de vendas, precisaremos criar 5 bases de dados interligadas: Contatos, Empresas (se convir), Negociações, Tarefas e Produtos e Serviços Essas databases são o coração do CRM, onde todas as informações dos clientes e negociações em andamento serão armazenadas. Propriedades das bases de dados Em cada uma das bases de dados, há campos que refletem as informações necessárias para facilitar a gestão do processo de vendas. PS: Para que todos os dados estejam sempre conectados, alguns campos são do tipo “relation”. Ou seja: são campos que “puxam” informações de outras databases. Essa estrutura permite que alguns campos sejam preenchidos automaticamente ou que seja possível selecionar o dado a partir de uma lista exibida pelo Notion – cujas opções estão registradas na base de dados relacionada. Esses campos estão sinalizados abaixo com o símbolo 🔗. Vamos olhar mais de perto cada uma das 5 bases de dados para entender todos os campos. Contatos Nome do Cliente: Para registrar o nome completo da pessoa com quem o vendedor ou vendedora se relaciona ao longo daquela negociação; Cargo que ocupa na empresa; E-mail de contato; Telefone para contato; 🔗 Empresa: Nome da empresa do cliente, se aplicável; 🔗 Vendedor responsável: qual vendedor atende este contato; 🔗 Negociações: As negociações que estão em andamento junto a esse contato. Empresas (se aplicável) Nome da empresa; Dados de fatura, como: Razão social, CNPJ, Endereço, País, etc; Website: URL do site da empresa; Telefone da empresa; 🔗Contatos: todas as pessoas com quem seus vendedores se relacionam que trabalham nesta mesma empresa; 🔗Negociações: As negociações que estão em andamento junto a essa empresa. Produtos ou Serviços Nome do produto ou serviço; Valor unitário de cada produto ou serviço. Negociações Nome da negociação; 🔗 Empresa com quem estamos negociando (se aplicável); 🔗 Contato: pessoa com quem estamos negociando; Etapa da negociação: um campo de status que permite o acompanhamento do estágio atual de cada cliente no ciclo de vendas (em negociação, ganho, perdido, etc.); 🔗Produto(s) / Serviços que estão sendo negociados; 🔗Valor negociado: soma dos valores de
